Pytanie pana Tomasza: Pani Elżbieto! Czy może mi pani powiedzieć jak zdobyć apostille? Mieszkam w Stanach, a moja mama w Polsce chce na mnie przepisać pole. Słyszałem kiedyś w polskim radiu, pani mówiła, że można wysłać apostille do Polski. Nie wiem jak dokładnie, jak nazywa się ten dokument. Czy jest jakaś strona internetowa, czy muszę go także przetłumaczyć? Ile kosztuje taki dokument?”

Co to jest apostil?
Odpowiedź: Apostil (apostille) to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie (np. aktu notarialnego, tłumaczenia przysięgłego lub odpisu aktu stanu cywilnego) umożliwiające nielegalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi, a w USA przez Departament Stanu albo Finansów danego stanu. Apostil potwierdza ważność licencji notariusza albo autentyczność aktów stanu cywilnego (metryki urodzenia, zawarcia małżeństwa, rozwodu itp.). Apostil ma format pieczęci albo certyfikatu, który dołącza się do poświadczonego dokumentu. W Nowym Jorku kosztuje 10dol. Notariusz uzyska dla ciebie apostil w uprawnionym urzędzie stanowym. Można też uczynić to samemu.

Rola konsulatu
Przed rokiem 2005 wszelkie dokumenty poświadczone notarialnie, dokumenty sądowe czy administracyjne musiały mieć autoryzację Konsulatu PR. Przepisy się zmieniły od 14 sierpnia 2005 roku, gdy Rzeczpospolita Polska przystąpiła do międzynarodowej konwencji (sporządzonej w Hadze 5 października 1961 roku), znoszącej obowiązek legalizacji dokumentów urzędowych przez przedstawicieli dyplomatycznych i urzędników konsularnych. Stronami tej konwencji jest obecnie 86 państw, w tym prawie wszystkie państwa Unii Europejskiej oraz Stany Zjednoczone.
Na mocy Artykułu 19 Ustawy o funkcjach konsulów RP, Konsulat nadal może wykonywać czynności notarialne, np. poświadczać własnoręczność podpisów, sporządzać i poświadczać wypisy, odpisy, wyciągi i kopie dokumentów; poświadczać datę okazania dokumentów, pozostawania osoby przy życiu, przyjmować oświadczenia. Czynności te mają taką samą moc jak czynności wykonane przez notariusza w Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak przekazać działkę
„Przepisanie” nieruchomości (działki, mieszkania, domu) odbywa się drogą darowizny, która polega na spisaniu umowy darowizny w formie aktu notarialnego. Umowa między darczyńcą (pana mamą) a obdarowanym (czyli panem) ma być podpisana przez obydwie strony oraz odpowiednio zarejestrowana w Polsce. Na koszt tej operacji składa się taksa notarialna, podatek VAT od taksy według stawki 23 proc., opłata sądowa za wpis do księgi wieczystej wraz z wynagrodzeniem dla notariusza za przesłanie do sądu wniosku o dokonanie wpisu, oraz ewentualny podatek od spadków i darowizn (darowizna na rzecz syna, jak i innych krewnych z I grupy podatkowej jest zwolniona od podatku).
Pozyskanie działki drogą darowizny może pan załatwić w Polsce albo w Stanach.
W Polsce
Umowa darowizny nieruchomości może być spisana tylko w Polsce. Powodem jest fakt, że każde rozporządzenie przenoszące tytuł własności nieruchomości, ażeby było ważne w świetle prawa polskiego, musi być w formie aktu notarialnego sporządzonego przez polskiego notariusza na terytorium Polski.

Może pan pojechać do Polski, by na miejscu załatwić formalności. Przed podróżą radzę dowiedzieć się dokładnie, jakie dokumenty są potrzebne w pana przypadku. Niezbędne bywają odpisy aktów urodzenia stron, numer Pesel obdarowanego, odpis z Ksiąg Wieczystych nieruchomości, wypis z rejestru gruntów i budynków oraz dokument wskazujący na sposób nabycia nieruchomości przez dotychczasowego właściciela. Warto przygotować te dokumenty zawczasu.

Ze Stanów Zjednoczonych
Może pan przyjąć darowiznę bez wyjazdu do Polski. Ażeby rozporządzić nieruchomością (np. spisać umowę sprzedaży, udzielić czy przyjąć darowiznę) bez wyjazdu ze Stanów Zjednoczonych, należy udzielić pełnomocnictwa, a do aktu notarialnego stanie za nas pełnomocnik, który sprzeda czy nabędzie za nas nieruchomość w Polsce.
Pełnomocnictwo do sprzedaży, zakupu, darowizny, zamiany nieruchomości położonej w Polsce, ma spełniać wymogi prawa polskiego i być uwierzytelnione notarialnie. Pełnomocnictwo do przyjęcia darowizny sporządzi panu każdy polonijny prawnik albo Konsulat, jeżeli zwróci się pan do niego z takim wnioskiem.
Własnoręczność podpisu na pełnomocnictwie może poświadczyć polski Konsul. Dokument taki będzie ważny w Polsce bez konieczności uzyskania klauzuli apostille. Jeżeli komuś daleko do polskiego konsulatu, to własnoręczność podpisu poświadczy amerykański notariusz, do czego potrzebny będzie apostil.

Gdzie więcej
Więcej o apostilu dowiedzieć się można ze strony internetowej departamentu stanu w twoim stanie. Na przykład, w Nowym Jorku jest to www.dos.ny.gov/corps/apostille.html,   New Jersey : http://www.state.nj.us/treasury/revenue/apostilles.shtml,

W innych  stanach proszę w Google wpisać apostille oraz nazwę stanu.